Beispiel für die Anbindung an ein ALVA DMS

Im folgenden wird Anhand eines Beispieles kurz beschrieben, wie Daten von Xima® Formcycle an ein ALVA9 DMS System übertragen werden können. 

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Grundlegende Vorgehensweise

Zum Übertragen von Daten aus einem Formular an ein ALVA9 DMS muss eine XML-Datei mit den Informationen generiert und zusammen mit allen anderen zu speichernden Daten in einem ZIP-Archiv gesteckt und in einem Austauschverzeichnis abgelegt werden, von dem aus das DMS sie automatisch importiert.

Workflow im Beispiel

Im Formularstore kann das Beispielformular mit dem Namen "ALVA Sonn- und Feiertagsverbot" importiert oder heruntergeladen werden. In diesem werden Informationen gesammelt und diese nach dem Absenden des Formulars im Workflow über eine XSL-Transformation in ein für ALVA9 importierbares XML-Format umgewandelt. Anschließend erstellt der Workflow aus diese XML-Datei, allen im Formular übertragenen Daten und einer PDF-Druckquittung ein ZIP-Archiv.
Dieses wird anschließend in das Austauschverzeichnis gespeichert. Das Austauschverzeichnis ist im Beispielformular noch nicht konfiguriert und muss in den jeweiligen Aktionen zunächst noch festgelegt werden. Der Grund dafür ist, dass der Pfade nicht allgemengültig sind und vom jeweiligen System abhängen, in welches das Beispielformular importiert wurde.

Inhalt und Erstellung der XML-Datei

Die XML-Datei mit allen im Formular eingegebenen Daten wird über eine sagenannte XSL-Transformation erzeugt. Die Struktur der erzeugten XML-Datei wird dabei von ALVA9 vorgegeben und besteht im Beispiel aus den Konten daten und datensatz, wobei in letzteren die einzelnen Informationen als eigene Unterknoten eingefügt werden. 

Die vollständige XSL-Transformation für das Beispiel sieht wie folgt aus:

XSL-Transformation des Beispielformulars

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xsl:stylesheet version="1.0" xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">
<xsl:template match="process">
<daten>
 <datensatz>
<NAME1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfOrgName']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='Rechtsform']/plainValue"/></NAME1>
<NAME2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerAnrede']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerTitel']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerVorname']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerName']/plainValue"/></NAME2>
<NAME3><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></NAME3>
       <NAME4><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></NAME4>
<STRASSE><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerAdresse']/plainValue"/></STRASSE>
<HAUS_NR><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></HAUS_NR>
<ORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerOrt']/plainValue"/></ORT>
<PLZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerPLZ']/plainValue"/></PLZ>
<TELEFON><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerTelefon']/plainValue"/></TELEFON>
<EMAIL><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerEmail']/plainValue"/></EMAIL>
<FAX><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerFax']/plainValue"/></FAX>
<SONNTAGE><xsl:value-of select="form/field[@name='cbSONNTAGE']/plainValue"/></SONNTAGE>
<FERIEN><xsl:value-of select="form/field[@name='cbFERIEN']/plainValue"/></FERIEN>
       <GRUND2><xsl:value-of select="form/field[@name='cbGRUND2']/plainValue"/></GRUND2>
       <GRUND1><xsl:value-of select="form/field[@name='cbGRUND1']/plainValue"/></GRUND1>
<ANTR_DATUM><xsl:value-of select="substring-before(./@creation-date, ' ')" /></ANTR_DATUM>  
<NAME_HALT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfNAME_HALT']/plainValue"/></NAME_HALT>
<FIRMA_HALT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfFIRMA_HALT']/plainValue"/></FIRMA_HALT>
<POS_HALTER><xsl:value-of select="form/field[@name='tfPOS_HALTER']/plainValue"/></POS_HALTER>
<xsl:if test="form/field[@name='cbLKW']/plainValue!=1"><LKW>0</LKW></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbLKW']/plainValue=1"><LKW><xsl:value-of select="form/field[@name='cbLKW']/plainValue"/></LKW></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue!=1"><ANHAENGER>0</ANHAENGER></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue=1"><ANHAENGER><xsl:value-of select="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue"/></ANHAENGER></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue!=1"><ZUGMASCHIN>0</ZUGMASCHIN></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue=1"><ZUGMASCHIN><xsl:value-of select="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue"/></ZUGMASCHIN></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue!=1"><AUFLIEGER>0</AUFLIEGER></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue=1"><AUFLIEGER><xsl:value-of select="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue"/></AUFLIEGER></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue!=1"><ERSATZ1>0</ERSATZ1></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue=1"><ERSATZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue"/></ERSATZ1></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue!=1"><ERSATZ2>0</ERSATZ2></xsl:if>
<xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue=1"><ERSATZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue"/></ERSATZ2></xsl:if>    
<LKW_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfLKW_KENNZ']/plainValue"/></LKW_KENNZ>
<ANH_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfANH_KENNZ']/plainValue"/></ANH_KENNZ>
<ZUG_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZUG_KENNZ']/plainValue"/></ZUG_KENNZ>
<AUF_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAUF_KENNZ']/plainValue"/></AUF_KENNZ>
<ERS_KENNZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS_KENNZ1']/plainValue"/></ERS_KENNZ1>
<ERS_KENNZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS_KENNZ2']/plainValue"/></ERS_KENNZ2>
<LKW2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfLKW2KENNZ']/plainValue"/></LKW2KENNZ>
<ANH2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfANH2KENNZ']/plainValue"/></ANH2KENNZ>
<ZUG2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZUG2KENNZ']/plainValue"/></ZUG2KENNZ>
<AUF2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAUF2KENNZ']/plainValue"/></AUF2KENNZ>
<ERS2KENNZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS2KENNZ1']/plainValue"/></ERS2KENNZ1>
<ERS2KENNZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS2KENNZ2']/plainValue"/></ERS2KENNZ2>
<LKW_GEWICH>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfLKW_GEWICH']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</LKW_GEWICH>
<ANH_GEWICH>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfANH_GEWICH']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ANH_GEWICH>
<ZUG_GEWICH>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfZUG_GEWICH']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ZUG_GEWICH>
<AUF_GEWICH>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfAUF_GEWICH']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</AUF_GEWICH>
<!--
<LKW_LEER><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></LKW_LEER>
<ANH_LEER><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></ANH_LEER>
<ZUG_LEER><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></ZUG_LEER>
<AUF_LEER><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></AUF_LEER>
-->
<ERS_GEWI_1>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfERS_GEWI_1']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ERS_GEWI_1>
<ERS_GEWI_2>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfERS_GEWI_2']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ERS_GEWI_2>
<ART><xsl:value-of select="form/field[@name='tfART']/plainValue"/></ART>
<ART_GEWICH>
<xsl:call-template name="formatWeight">
<xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfART_GEWICH']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ART_GEWICH>
<STARTORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfSTARTORT']/plainValue"/></STARTORT>
<ZIELORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZIELORT']/plainValue"/></ZIELORT>
<UEBER><xsl:value-of select="form/field[@name='tfUEBER']/plainValue"/></UEBER>
<ZEIT_VON>
<xsl:call-template name="formatDate">
<xsl:with-param name="dateTime" select="form/field[@name='tfZEIT_VON']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ZEIT_VON>
<VON_UHR><xsl:value-of select="form/field[@name='tfVON_UHR']/plainValue"/></VON_UHR>
<ZEIT_BIS>
<xsl:call-template name="formatDate">
<xsl:with-param name="dateTime" select="form/field[@name='tfZEIT_BIS']/plainValue" />
</xsl:call-template>
</ZEIT_BIS>
<BIS_UHR><xsl:value-of select="form/field[@name='tfBIS_UHR']/plainValue"/></BIS_UHR>
<ORT_LEERFA><xsl:value-of select="form/field[@name='tfORT_LEERFA']/plainValue"/></ORT_LEERFA>
<BEGRUENDG><xsl:value-of select="form/field[@name='tfBEGRUENDG']/plainValue"/></BEGRUENDG>
<!--
<ORTSLAGE><xsl:value-of select="form/field[@name='tfORTSLAGE']/plainValue"/></ORTSLAGE>
<NOTIZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfNOTIZ']/plainValue"/></NOTIZ>
-->
       <ORTSLAGE><xsl:value-of select="form/field[@name='edAnmerkungen']/plainValue"/></ORTSLAGE>
<NOTIZ><xsl:value-of select="form/field[@name='edAnmerkungen']/plainValue"/></NOTIZ>
<SACHGEBIET>Z</SACHGEBIET>
<FORMID><xsl:value-of select="form/field[@name='tfFORMID']/plainValue"/></FORMID>
<SERVICE_ID><xsl:value-of select="./@process-uid" /></SERVICE_ID>
 </datensatz>
</daten>
</xsl:template>
<xsl:template name="formatDate">
<xsl:param name="dateTime"/>
<xsl:variable name="day" select="substring-before($dateTime, '.')" />
       <xsl:variable name="month" select="substring-before(substring-after($dateTime, '.'), '.')" />
<xsl:variable name="year" select="substring-after(substring-after($dateTime, '.'), '.')" />

<xsl:choose>
<xsl:when test="$dateTime !=''">
<xsl:value-of select="concat($year, '-', $month, '-', $day)" />
</xsl:when>
<xsl:otherwise>
 
</xsl:otherwise>
</xsl:choose>
</xsl:template>
<xsl:template name="formatWeight">
<xsl:param name="weight"/>
<xsl:value-of select="translate($weight, ',', '.')" />
</xsl:template>
</xsl:stylesheet>

Im Beispiel werden über die am Ende stehenden Templates formatDate und formatWeight Datumswerte und Gewichte in das Format überführt, welches ALVA9 erwartet. Eine Überführung von im Formular eingegebenen Werten in eine für ALVA9 erwartetes Format kann gegebenenfalls auch bei anderen Daten nötig sein. In den meisten Fällen ist die Verwendung von speziellen Templates häufig die einfachste Lösung, um die Werte in das gewünschte Format zu konvertieren.

Speichern von zusätzlichen Dokumenten

Im Beispiel werden alle an das Formualar angehangenen Dateien und eine mithilfe einer PDF-Print-Aktion generierte
Hierbei ist die Verwendung gl dateinamen

Über eine Aktion vom Typ ZIP Komprimieren 

Benennung der erzeugten Dateien

Im Beispiel

das ist wichtig weil

Selbe, eindeutige ID -> Es empfiehlt sich, Process_ID zu verwenden

TBD

Ansprechpartner für Fragen

Für weitere Fragen zur Anbindung und der nötigen Konfiguration für den Import in ALVA9 steht folgender Ansprechpartner auf Seiten der Ascherslebener Computer GmbH zur Verfügung:

TODO Name
TODO Kontaktdaten