Beispiel für die Anbindung an ein ALVA DMS

Workflow im Beispielformular, mit dem die im Formular aufgenommenen Informationen und Dateien so im Dateisystem gespeichert werden, dass sie über eine kostenpflichtige Import-Schnittstelle von ALVA9 importiert werden können.

Im folgenden wird Anhand eines Beispielformulars kurz beschrieben, wie Daten von Xima® Formcycle an ein ALVA9 System (Link zum Hersteller) übertragen werden können. 

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Grundlegende Vorgehensweise

Zum Übertragen von Daten aus einem Formular an ein ALVA9 System muss eine XML-Datei mit den Informationen generiert und zusammen mit allen anderen zu speichernden Daten in einem ZIP-Archiv gepackt und in einem Austauschverzeichnis abgelegt werden, von dem aus ALVA9 sie über eine kostenpflichtige Schnittstelle automatisch importiert.

Workflow im Beispielformular

Aus dem Formularstore kann das Beispielformular mit dem Namen ALVA Sonn- und Feiertagsverbot importiert oder heruntergeladen werden. In diesem werden Informationen gesammelt und diese nach dem Absenden des Formulars im Workflow über eine XSL-Transformation in ein für ALVA9 importierbares XML-Format umgewandelt. Als nächstes erstellt der Workflow aus dieser XML-Datei, allen im Formular übertragenen Dateien und einer PDF-Druckquittung ein ZIP-Archiv. Dieses wird anschließend in das Austauschverzeichnis abgelegt. Das Austauschverzeichnis ist im Beispielformular noch nicht konfiguriert und muss in der Aktion zunächst noch festgelegt werden. Der Grund dafür ist, dass der Pfad nicht allgemengültig ist und vom jeweiligen System abhängt, in welches das Beispielformular importiert wurde.

Inhalt und Erstellung der XML-Datei

Konfiguration der Workflow-Aktion vom Typ Als XML exportieren, mit der die an ALVA9 zu sendenden Daten mithilfe einer XSL-Transformation in eine XML-Datei mit einem für ALVA9 interpretierbaren Format überführt werden.
Die XML-Datei mit allen im Formular eingegebenen Daten wird durch eine Aktion vom Typ Als XML exportieren mithilfe einer in Xima® Formcycle definierten XSL-Transformation erzeugt. Die Struktur der erzeugten XML-Datei wird dabei von ALVA9 vorgegeben und besteht im Beispiel aus den Konten daten und datensatz, wobei in letzteren die einzelnen Informationen als eigene Unterknoten eingefügt werden. 

Die vollständige XSL-Transformation für das Beispiel sieht wie folgt aus:

XSL-Transformation des Beispielformulars

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xsl:stylesheet version="1.0" xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">
 <xsl:template match="process">
   <daten>
     <datensatz>
       <NAME1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfOrgName']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='Rechtsform']/plainValue"/></NAME1>
       <NAME2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerAnrede']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerTitel']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerVorname']/plainValue"/> <xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerName']/plainValue"/></NAME2>
       <NAME3><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></NAME3>
       <NAME4><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></NAME4>
       <STRASSE><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerAdresse']/plainValue"/></STRASSE>
       <HAUS_NR><xsl:value-of select="form/field[@name='']/plainValue"/></HAUS_NR>
       <ORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerOrt']/plainValue"/></ORT>
       <PLZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerPLZ']/plainValue"/></PLZ>
       <TELEFON><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerTelefon']/plainValue"/></TELEFON>
       <EMAIL><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerEmail']/plainValue"/></EMAIL>
       <FAX><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAntragstellerFax']/plainValue"/></FAX>
       <SONNTAGE><xsl:value-of select="form/field[@name='cbSONNTAGE']/plainValue"/></SONNTAGE>
       <FERIEN><xsl:value-of select="form/field[@name='cbFERIEN']/plainValue"/></FERIEN>
       <GRUND2><xsl:value-of select="form/field[@name='cbGRUND2']/plainValue"/></GRUND2>
       <GRUND1><xsl:value-of select="form/field[@name='cbGRUND1']/plainValue"/></GRUND1>
       <ANTR_DATUM><xsl:value-of select="substring-before(./@creation-date, ' ')" /></ANTR_DATUM>  
       <NAME_HALT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfNAME_HALT']/plainValue"/></NAME_HALT>
       <FIRMA_HALT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfFIRMA_HALT']/plainValue"/></FIRMA_HALT>
       <POS_HALTER><xsl:value-of select="form/field[@name='tfPOS_HALTER']/plainValue"/></POS_HALTER>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbLKW']/plainValue!=1"><LKW>0</LKW></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbLKW']/plainValue=1"><LKW><xsl:value-of select="form/field[@name='cbLKW']/plainValue"/></LKW></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue!=1"><ANHAENGER>0</ANHAENGER></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue=1"><ANHAENGER><xsl:value-of select="form/field[@name='cbANHAENGER']/plainValue"/></ANHAENGER></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue!=1"><ZUGMASCHIN>0</ZUGMASCHIN></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue=1"><ZUGMASCHIN><xsl:value-of select="form/field[@name='cbZUGMASCHIN']/plainValue"/></ZUGMASCHIN></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue!=1"><AUFLIEGER>0</AUFLIEGER></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue=1"><AUFLIEGER><xsl:value-of select="form/field[@name='cbAUFLIEGER']/plainValue"/></AUFLIEGER></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue!=1"><ERSATZ1>0</ERSATZ1></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue=1"><ERSATZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='cbERSATZ1']/plainValue"/></ERSATZ1></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue!=1"><ERSATZ2>0</ERSATZ2></xsl:if>
       <xsl:if test="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue=1"><ERSATZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='cbERSATZ2']/plainValue"/></ERSATZ2></xsl:if>    
       <LKW_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfLKW_KENNZ']/plainValue"/></LKW_KENNZ>
       <ANH_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfANH_KENNZ']/plainValue"/></ANH_KENNZ>
       <ZUG_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZUG_KENNZ']/plainValue"/></ZUG_KENNZ>
       <AUF_KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAUF_KENNZ']/plainValue"/></AUF_KENNZ>
       <ERS_KENNZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS_KENNZ1']/plainValue"/></ERS_KENNZ1>
       <ERS_KENNZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS_KENNZ2']/plainValue"/></ERS_KENNZ2>
       <LKW2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfLKW2KENNZ']/plainValue"/></LKW2KENNZ>
       <ANH2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfANH2KENNZ']/plainValue"/></ANH2KENNZ>
       <ZUG2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZUG2KENNZ']/plainValue"/></ZUG2KENNZ>
       <AUF2KENNZ><xsl:value-of select="form/field[@name='tfAUF2KENNZ']/plainValue"/></AUF2KENNZ>
       <ERS2KENNZ1><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS2KENNZ1']/plainValue"/></ERS2KENNZ1>
       <ERS2KENNZ2><xsl:value-of select="form/field[@name='tfERS2KENNZ2']/plainValue"/></ERS2KENNZ2>
       <LKW_GEWICH>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfLKW_GEWICH']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </LKW_GEWICH>
       <ANH_GEWICH>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfANH_GEWICH']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ANH_GEWICH>
       <ZUG_GEWICH>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfZUG_GEWICH']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ZUG_GEWICH>
       <AUF_GEWICH>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfAUF_GEWICH']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </AUF_GEWICH>
       <ERS_GEWI_1>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfERS_GEWI_1']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ERS_GEWI_1>
       <ERS_GEWI_2>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfERS_GEWI_2']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ERS_GEWI_2>
       <ART><xsl:value-of select="form/field[@name='tfART']/plainValue"/></ART>
       <ART_GEWICH>
         <xsl:call-template name="formatWeight">
           <xsl:with-param name="weight" select="form/field[@name='tfART_GEWICH']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ART_GEWICH>
       <STARTORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfSTARTORT']/plainValue"/></STARTORT>
       <ZIELORT><xsl:value-of select="form/field[@name='tfZIELORT']/plainValue"/></ZIELORT>
       <UEBER><xsl:value-of select="form/field[@name='tfUEBER']/plainValue"/></UEBER>
       <ZEIT_VON>
         <xsl:call-template name="formatDate">
           <xsl:with-param name="dateTime" select="form/field[@name='tfZEIT_VON']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ZEIT_VON>
       <VON_UHR><xsl:value-of select="form/field[@name='tfVON_UHR']/plainValue"/></VON_UHR>
       <ZEIT_BIS>
         <xsl:call-template name="formatDate">
           <xsl:with-param name="dateTime" select="form/field[@name='tfZEIT_BIS']/plainValue" />
         </xsl:call-template>
       </ZEIT_BIS>
       <BIS_UHR><xsl:value-of select="form/field[@name='tfBIS_UHR']/plainValue"/></BIS_UHR>
       <ORT_LEERFA><xsl:value-of select="form/field[@name='tfORT_LEERFA']/plainValue"/></ORT_LEERFA>
       <BEGRUENDG><xsl:value-of select="form/field[@name='tfBEGRUENDG']/plainValue"/></BEGRUENDG>
       <ORTSLAGE><xsl:value-of select="form/field[@name='edAnmerkungen']/plainValue"/></ORTSLAGE>
       <NOTIZ><xsl:value-of select="form/field[@name='edAnmerkungen']/plainValue"/></NOTIZ>
       <SACHGEBIET>Z</SACHGEBIET>
       <FORMID><xsl:value-of select="form/field[@name='tfFORMID']/plainValue"/></FORMID>
       <SERVICE_ID><xsl:value-of select="./@process-uid" /></SERVICE_ID>
     </datensatz>
   </daten>
 </xsl:template>
 <xsl:template name="formatDate">
   <xsl:param name="dateTime"/>
   <xsl:variable name="day" select="substring-before($dateTime, '.')" />
   <xsl:variable name="month" select="substring-before(substring-after($dateTime, '.'), '.')" />
   <xsl:variable name="year" select="substring-after(substring-after($dateTime, '.'), '.')" />

   <xsl:choose>
     <xsl:when test="$dateTime !=''">
       <xsl:value-of select="concat($year, '-', $month, '-', $day)" />
     </xsl:when>
     <xsl:otherwise>
       
     </xsl:otherwise>
   </xsl:choose>
 </xsl:template>
 <xsl:template name="formatWeight">
   <xsl:param name="weight"/>
   <xsl:value-of select="translate($weight, ',', '.')" />
 </xsl:template>
</xsl:stylesheet>

Im Beispiel werden über die am Ende stehenden Templates formatDate und formatWeight Datumswerte und Gewichte in das Format überführt, welches ALVA9 erwartet. Eine Konvertierung von im Formular eingegebenen Werten in ein von ALVA9 erwartetes Format kann gegebenenfalls auch bei anderen Daten nötig sein. In den solchen Fällen ist die Verwendung von speziellen Templates häufig die einfachste Lösung.

Bezüglich Details zur benötigten XML-Struktur für das jeweilige anzubindende Fachverfahren wenden Sie sich bitte an den Fachverfahrenshersteller.

Speichern von zusätzlichen Dokumenten

Konfiguration der Workflow-Aktion vom Typ ZIP Komprimieren, welche ein Archiv mit allen zum Formulareingang gehörenden Dateien erzeugt.

Beispielhafte Konfiguration der Workflow-Aktion vom Typ Speichern im Dateisystem, mit der das Archiv mit allen Daten im Dateisystem gespeichert wird.
Im Beispiel wird zunächst über eine Aktion vom Typ ZIP Komprimieren ein ZIP-Archiv erzeugt, welches  alle an das Formualar angehangenen Dateien, eine mithilfe einer PDF-Print-Aktion generierte PDF-Quittung des Formulars und die erstellte XML-Datei beinhaltet. Dieses Archiv wird dann über eine Aktion vom Typ Speichern im Dateisystem an eine Stelle im Dateisystem des Servers gespeichert, die als Austauschverzeichnis für ALVA9 gedacht ist und von der aus sich das System dann die Datei selbstständig abholt. Es ist wichtig, dass alle Dokumente, die zu den in der XML-Datei enthaltenen Daten gehören und zu ALVA9 übertragen werden sollen, mit im gleichen ZIP-Archiv enthalten sind. Falls nur Informationen aus Formularfeldern und keine Dateien an ALVA9 übertragen werden sollen, muss nur die zuvor erzeugte XML-Datei im ZIP-Archiv gespeichert werden.

Benennung der erzeugten Dateien

Im Beispiel wird die XML-Datei ALVA_SONNTAG_[%$PROCESS_ID%].xml und das ZIP-Archiv ALVA_SONN_[%$PROCESS_ID%].zip genannt. Es ist wichtig, dass der Dateiname der ZIP-Datei eindeutig ist und nicht bei verschiedenen Vorgängen gleich ist. Im Beispiel wird dafür der Platzhalter für die Prozess-ID verwendet, welche bei jedem Vorgang unterschiedlich ist. Grundsätzlich können hierfür aber auch andere Werte wie zum Beispiel Werte von Zählern verwendet werden. Auch bei der XML-Datei empfiehlt es sich, auch einen eindeutigen Namen zu verwenden.

Ansprechpartner für Fragen

Für weitere Fragen zur Anbindung und der nötigen Konfiguration für den Import in ALVA9 steht folgender Ansprechpartner auf Seiten der Ascherslebener Computer GmbH zur Verfügung:

TODO Name
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