Terminverwaltung

Das kostenpflichtige Zusatzmodul Online-Terminverwaltung ermöglicht es, mit Xima® Formcycle Terminpläne zu verwalten.

Mit der Terminverwaltung können einfach Online-Termine vergeben und überblickt werden. Unter dem Menüpunkt Terminverwaltung können Terminpläne angelegt werden, um die Grenzen buchbarer Termine zu definieren. Eine solcher Terminplan ist für die Verwendung des Terminfinders im Xima® Formcycle-Designer nötig, mit welchem letztendlich Termine über ein Formular gebucht werden.

Öffnungszeiten

Über die Kalendaroberfläche können für jeden Wochentag mehrere Buchungszeiträume mit Start- und Endzeit definiert werden. Innerhalb der so definierten Zeiträume ist es möglich Termine zu buchen. Ausnahmen für diese Buchungszeiträume können über Schließtage definiert werden.

Schließtage

Um Feiertage oder Urlaubszeiten zu berücksichtigen, können Schließzeiten und somit Buchungssperren definiert werden. Zu den so definierten Zeiten ist es nicht möglich Termine zu buchen.  Schließtage können über die -Schaltfläche angelegt und wie folgt definiert werden:

Startdatum

Tag an dem der Schließzeitraum beginnt.

Enddatum

Tag an dem der Schließzeitraum endet.

Name

Name des Schließzeitraums (z.B. Weihnachten).

Ganztägig

Wenn ganztägig angehakt ist, dann ist es zu keiner Zeit möglich an einem Schließtag einen Termin zu buchen.

Startzeit

Zeit ab welcher keine Terminbuchung möglich ist. Wenn nicht angegeben, ist die Startzeit 00:00.

Endzeit

Zeit ab welcher die Buchungssperre wieder endet. Wenn nicht angegeben, ist die Endzeit 23:59.

Termindetails

Dauer

Gibt die Dauer eines Termins oder die Abstände zwischen Terminen an. Die Dauer eines Termins bestimmt zusammen mit der Kapazität und den Öffnungszeiten wieviele Termine pro Tag gebucht werden können.

Kapazität

Gibt an wie viele Termine zur gleiche Zeit buchbar sind. Die Kapazitäte eines Termins bestimmt zusammen mit der Dauer und den Öffnungszeiten wieviele Termine pro Tag gebucht werden können.

Vorlauf

Durch die Angabe des Vorlaufs wird verhindert, dass Nutzer Termine zu nah am Startzeitpunkt des Termins buchen.

Buchungszeitraum

Durch die Angabe des Buchungszeitraum wird verhindert, dass Termine zu lange im Voraus gebucht werden.

Details

Farbe

Farbe in welcher der Terminplan im Posteingang dargestellt werden soll.

Aufruf über iCal-Link erlauben

Wenn aktiviert, kann auf den Terminplan und die darin gebuchten Termine über einen Link zugegriffen werden. Dieser Link liefert eine iCal-Datei zurück.

Über den Button "Zum Kalender hinzufügen" könne Sie den Kalender für unterschiedliche Konsten-Typen abonnieren. Weitere Informationen zu den Verwendungsmöglichkeiten einer iCal-Datei finden Sie im folgenden Abschnitt.

Verwendung von iCal-Dateien

Programme wie Microsoft Outlook oder Calendar (Apple) können iCal-Dateien verwenden, um Kalender zu importieren oder zu abonnieren.

Importieren von iCal-Dateien (Outlook)

Durch das Importieren von iCal-Dateien in Programmen wie Outlook wird eine Momentaufnahme des Terminplans zum Zeitpunkt des Imports angelgt. Der importierte Terminplan wird nicht automatisch aktualisiert, wenn neue Termine für den Terminplan gebucht werden. Um einen iCal-Terminplan in Outlook zu importieren, muss die iCal-Datei (Dateiendung ics) mit Outlook geöffnet werden.

Abonnieren von iCal-Terminplänen (Outlook)

Wird der iCal-Link verwendet, um einen Internetkalender in Outlook anzulegen, so wird der Terminplan hinter dem iCal-Link abonniert. Abonnierte Terminpläne werden, je nach Outlook-Einstellungen, in bestimmten zeitlichen Intervallen aktualisiert. Somit erscheinen neue Termine des Terminplans automtisch im Outlook-Kalender und abgesagt Termine werden entsprechend als solche markiert.