Erstellen von Formularen

Auswahl bei der Formularerstellung. Es können leere Formulare oder Formulare aus (Plugin-)Vorlagen erstellt werden. Zudem können zuvor exportierte Formulare importiert werden.
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Überblick

Die Schaltfläche Neues Formular erstellen auf der Startseite oder auf der Formularübersichtsseite öffnet die Auswahl zur Formularerstellung (siehe Abbildung). Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, ein Formular zu erstellen:

Leeres Formular erstellen
Es wird ein komplett leeres Formular erstellt und der Xima® Formcycle-Designer geöffnet.
Formular importieren
Öffnet einen Auswahldialog, über welchen ein zuvor exportiertes Formular per Datei importiert werden kann. Siehe Formularimport. Es gibt zwei verschiedene Importmechanismen in Xima® Formcycle. Welcher Import gestartet wird, hängt davon ab, mit welcher Xima® Formcycle-Version das Formular exportiert wurde.
Formularvorlage verwenden
Über das Formularmenü können bereits existierende Formulare als Vorlagen gespeichert werden. Diese Formularvorlagen können verwendet werden, um ein Formulargrundgerüst zu erstellen. Die Einstellungen der Formularvorlage werden dabei übernommen. Dies schließt die Formulardateien, Workflow, Doubel-Opt-In-, Postfach- und Datentabelleneinstellungen ein.
Plugin-Vorlagen verwenden
Formularvorlagen (mit Workflow) können auch als Plugins erstellt werden. Sind Plugin-Vorlagen aktiviert, erscheinen diese hier.

Formularexporte aus Xima® Formcycle vor Version 6.2

Nach dem eine Formulardatei ausgewählt wurde, wird das Formular importiert. Während des Import wird versucht, mögliche Abhängigkeiten zu Dateien & Templates, Postfächern, Datenquellen, etc. in der Verarbeitung oder im Formular direkt anhand derer Namen aufzulösen. Wird kein passendes Element gefunden, kann die Abhängigkeit nicht aufgelöst werden.

Formularexporte aus Xima® Formcycle ab Version 6.2

Der Import von Formularen ab Xima® Formcycle-Version 6.2.0 ermöglicht es, geänderte oder fehlende Formularabhängikeiten zu aktualisieren bzw. anzulegen. Das bedeutet, dass verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. beim Import angelegt oder aktualisiert werden können. Xima® Formcycle versucht, diesen Prozess möglichst automatisch zu gestalten. Somit werden bereits existierende, unveränderte Abhängigkeiten automatisch aufgelöst. Konnte Xima® Formcycle eine Abhängigkeit nicht automatisch auflösen, wird der Nutzer aufgefordert, die Abhängigkeit manuell aufzulösen. Nach dem Import des Formulars werden alle nicht aufgelösten Formularabhängigkeiten in einem Dialog (siehe Abbildung) aufgelistet.

Wann müssen Nutzer Formularabhängigkeiten manuell auflösen?

Eine Nutzerinteraktion ist erforderlich, wenn eine Formularabhängigkeit noch nicht im Mandanten existiert; oder die Abhängigkeit bereits existiert, aber nicht identisch mit der Abhängigkeit im Formularexport ist. Eine Nutzerinteraktion ist beispielsweise erforderlich, wenn in der Formularverarbeitung eine Mandantdatei (etwa PDF) verwendet wird, welche bereits existiert, aber einen anderen Inhalt besitzt.

Zugriffsbeschränkung

Enthält das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung, welche den Benutzer ausschließt, kann dieser die Beschränkung entfernen.

Besitzt das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung auf bereits existierende Benutzergruppen und der Benutzer ist weder Mandantadmin noch teil dieser Benutzergruppen, dann hat dieser die Möglichkeit, die Zugriffsbeschränkung des zu importierenden Formulars in folgendem Dialog zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

  Einer Benutzergruppe beitreten
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu editieren. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.
Zugriffsbeschränkung entfernen
Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit beziehungsweise Editierbarkeit des Formulars.
Zugriffsbeschränkung beibehalten
Die Beschränkung wird unverändert beibehalten. Dies führt allerdings dazu, dass das Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar sichtbar ist.

Formularabhängigkeiten

Eine Formularabhängigkeit konnte nicht automatisch aufgelöst werden. In diesem Fall gibt es eine unaufgelöste Abhängigkeit. Jede Abhängigkeit wird mit ihrem Namen (1) und einer Beschreibung (2), wo sie im Formular verwendet wird, aufgelistet. Hier existiert das CSS-Template bereits, welches als Theme für das Formular verwendet wird. Allerdings ist es nicht identisch mit dem CSS-Template aus der Exportdatei. Der Nutzer hat nun die Möglichkeit, das Template zu überschreiben (3), das Template als ein neues anzulegen (4) oder diese Abhängigkeit zu ignorieren (5).

Formularabhängigkeiten sind vom Formular verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. Diese Abhängigkeiten können im Formular selbst (etwa Datenquellen an Auswahlelementen), in den Formulareinstellungen oder im Workflow (etwa Einstellungen von Aktionen) vorkommen. Abhängig vom Typ und der Existenz der Formularabhängigkeit können folgende Optionen zur Verfügung stehen, um die Abhängigkeit aufzulösen (siehe Abbildung):

  Überschreiben
Existiert das Element bereits im System, so kann es überschrieben werden. Diese Option steht nicht für Postfächer oder Benutzergruppen zur Verfügung.
Anlegen
Das Elemente wird im System angelegt. Wenn nötig, wird der Name des Elements angepasst.
  Alternative verwenden
Diese Option existiert nur für Benutzergruppen und Postfächer. Anstatt das Element neu anzulegen, kann eine bereits existierende Alternative verwendet werden.
Ignorieren (nicht empfohlen)
Die Formularabhängigkeit wird ignoriert. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder Verarbeitung des Formulars führen.

Besonderheiten

Standardpostfach
Ist eine Formularbhängigkeit das Standarpostfach des Formulars, ist zu beachten, dass alle neuen Vorgänge in diesem Postfach landen werden. Um diese einzusehen, benötigt der Benutzer Zugriff auf dieses Postfach. Wird die Abhängigkeit ignoriert, wird das Zentrale Postfach als Standardpostfach verwendet. Für mehr Informationen siehe Postfachkonfiguration und Postfächer.
Formularsichtbarkeit / Formulareditierbarkeit
Ist eine Formularbhängigkeit die Benutzergruppe einer Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit und konnte die Benutzergruppe nicht aufgelöst werden, ist zu beachten, dass nur Benutzer der neu angelegten oder ausgewählten Benutzergruppe das Formular sehen beziehungsweise editieren können. Ist der Benutzer also nicht Teil der ausgewählten Benutzergruppe und kein Mandantadmin, führt dies dazu, dass der Benutzer das Formular nicht mehr sehen beziehungsweise editieren kann, bis dieser Mitglied der Benutzergruppe ist. Wird die Abhängigkeit ignoriert, entfällt diese Zugriffsbeschränkung. Für mehr Informationen siehe Formularzugriffskonfiguration und Benutzergruppen.